OutlookまたはLive電子メールサービスのクライアントであるMicrosoftOutlookは、電子メールと添付ファイルをオフラインで保存します。電子メールを送受信すると、データベースのサイズは増え続けます。インターネットに接続していないときでもメールにアクセスできるようになりますが、メールボックスのサイズが拡大し続けることも意味します。この投稿では、MicrosoftOutlookでメールボックスのサイズを圧縮および縮小する方法を共有します。
MicrosoftOutlookのメールボックスサイズをコンパクト化して縮小
メールボックスが大きいことの欠点は、エクスペリエンスが遅くなることです。何かを開いて検索するのに時間がかかります。さらに、Office 365などの電子メールプロバイダーは、メールボックスの最大サイズを制限しています。つまり、Microsoft Outlookでメールボックスのサイズを小さくしない限り、電子メールを送受信することはできません。
Outlookメールボックスのすべてのデータはどこに保存されますか
POPまたはIMAP機能を使用する場合、すべてのファイル、電子メール、フォルダー、連絡先などがOutlookデータファイル(.pst)に保存されます。Office 365、Exchange、またはOutlook.comアカウントを使用している場合、メールボックスデータはオフラインOutlookデータファイル(.ost)で利用できます。電子メールと添付ファイルを削除すると役立つ場合がありますが、すべての情報をPSTファイルに保存すると、それ自体が縮小することはありません。
注: Outlookからファイルを削除する方法については、さらに2つ説明しました。それらを使用してから、メールボックスのファイルサイズを手動で縮小すると、さらに役立ちます。
Outlookデータファイル(.pst)を圧縮して削減する
PSTファイルの利点は、電子メールを削除すると、バックグラウンドでデータベースが自動的に圧縮されることです。圧縮プロセスは、Outlookを使用していないときに発生します。以下の手順に従って手動で圧縮することもできます。
- Outlookを開き、不要なアイテムを削除します。削除すると、ファイルは「削除済みアイテム」フォルダ内に移動します。右クリックして空にします。
- [ファイル]> [アカウント設定]> [アカウント設定]をクリックします。
- [データファイル]タブに切り替えます。圧縮するデータファイルを選択します。次に、[設定]をクリックします。
- [詳細設定]タブ> [ Outlookデータファイルの設定]をクリックします。
- [Outlookデータファイルの設定]ダイアログで、[今すぐ圧縮]をクリックし、[ OK ]をクリックします。
PSTファイルのサイズによっては、圧縮に数分かかる場合があります。
オフラインのOutlookデータファイル(.ost)を圧縮して削減する
多くの電子メールアカウントは、オフラインのOutlookデータファイルを使用してデータを保存します。OSTまたはオフラインのOutlookデータファイルは、1つの例外を除いてPSTまたはOutlookデータファイルに似ています。オフラインのOutlookデータファイル(.ost)からインポートまたはエクスポートすることはできません。
- [ファイル] > [アカウント設定]、 [アカウント設定]をクリックします。
- 上のデータファイル]タブ、あなたが圧縮するというデータファイルをクリックし、[OK]をクリックします設定。
- [詳細設定]タブ> [ Outlookデータファイルの設定]をクリックします。
- [Outlookデータファイルの設定]ダイアログで、[今すぐ圧縮]をクリックし、[ OK ]をクリックします。
メールクリーンアップツールを使用する
Outlookにはメールクリーンアップツールが組み込まれています。または、Outlook添付ファイルクリーンアップツールを使用して、削除したりPSTファイルに移動したりできる古いメッセージや大きなメッセージを検索できます。また、電子メールサーバーと競合する電子メールのコピーを削除することもできます。サーバーからファイルを削除することもありますが、それらはクライアントの占有スペースで引き続き使用できます。
メールボックスクリーンアップツールを実行する
- [ファイル]> [ツール]> [メールボックスのクリーンアップ]をクリックします。
- [メールボックスサイズの表示]、[古いアイテムの検索]、[より大きいアイテムの検索]、[削除済みアイテムのサイズの表示]、[削除済みアイテムの空のフォルダー]、[競合サイズの表示]、または[競合の空]を選択して、目的のタスクを実行します。
クリーンアップ会話ツールを使用する
Outlook for Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013などには、会話をクリーンアップするためのツールがあります。会話やメールスレッドは同じものです。「会話ツール」はスマートです。各メッセージの内容を評価し、メールの一部がプレビューメッセージのいずれかで利用できる場合は、それを削除します。
MicrosoftOutlookでメールボックスのサイズを圧縮および縮小するための3つのオプションがあります
- 選択した会話のクリーンアップチェック。
- フォルダのクリーンアップは、選択したフォルダを確認します。
- フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップは、サブフォルダーもチェックします。
これらは、MicrosoftOutlookでメールボックスのサイズを圧縮および縮小するのに役立つ最良のヒントです。ただし、重要なファイルを誤って削除しないように常に注意してください。
次を読む:MicrosoftOutlookを最適化して高速化する方法。